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Configurar o Office 365

 

Última modificação do tópico: 2012-09-27

Na qualidade de administrador da sua organização, http://go.microsoft.com/fwlink/p/?linkid=236303&clcid=0x816 inscreveu-se no Microsoft Office 365 para empresas. Iniciou sessão na sua conta do Office 365, explorou a página da Vista de Administração e viu o vídeo de apresentação para administradores.

E agora?

Enquanto administrador, há algumas tarefas de configuração importantes a fazer antes de o Office 365 começar a ser utilizado pelos colaboradores da sua organização. Este guia orientá-lo-á nestes passos.

Vamos começar.

Passo 1: escolher o domínio e configurar as contas de utilizador

Pretende que os seus endereços de correio eletrónico tenham o nome da organização, como @fourthcoffee.com ou @contoso.com? É o que acontece com a maioria das organizações. Pode fazê-lo no Office 365 se já possuir um nome de domínio registado. No caso de ainda não possuir um domínio, pode utilizar o domínio obtido com o Office 365, semelhante a contoso.onmicrosoft.com.

Antes de efetuar qualquer outra ação, é aconselhável decidir qual o domínio a utilizar e, em seguida, criar as contas de utilizador.

 

Realizar tarefas chave

  1. Decida se pretende que o seu correio eletrónico tenha o seu domínio personalizado. Se não tiver um domínio personalizado ou não pretender utilizar o seu, pode utilizar o domínio obtido com o Office 365.
  2. Configure o domínio. Se pretender utilizar o seu domínio personalizado, mostrar-lhe-emos como trabalhar com o mesmo no Office 365. Consulte Adicionar o seu domínio ao Office 365.
    Ainda não tem um domínio, mas pretende ter? Recomendamos que obtenha um e o configure antes de criar as contas de utilizador. Consulte Localizar os serviços de domínio ou comprar um novo domínio.
  3. Crie as contas de utilizador. Independentemente do domínio que possuir, é necessário criar contas de utilizador para que os colaboradores da sua organização possam iniciar sessão e utilizar o Office 365. Há várias formas de o fazer:

Depois de adicionar os utilizadores à organização, pode atribuir funções de administrador e alterar os serviços disponíveis para cada utilizador através da gestão de licenças.

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Passo 2: configurar o correio eletrónico

O Office 365 inclui o Microsoft Exchange Online (que disponibiliza correio eletrónico, calendário, contactos e muito mais) e o Microsoft Outlook Web App (que pode ser utilizado para a leitura de todas essas informações). Ao criar as contas de utilizador no Passo 1, o Office 365 criou automaticamente uma caixa de correio para cada utilizador. Será necessário importar o correio eletrónico de cada um para o Office 365 para que as novas caixas de correio do Outlook Web App o encontrem. Se a sua empresa utiliza o Microsoft Outlook, será necessário atualizar o Outlook para que este também possa encontrar o correio eletrónico de todos os colaboradores.

É possível importar as caixas de correio dos seus utilizadores para o Office 365 de diferentes formas. Pode migrar o seu correio eletrónico transferindo as caixas de correio por completo para o Office 365 e deixando de utilizar as caixas de correio locais. Existem várias opções de migração: por transferência, faseada e por IMAP. Pode também manter as caixas de correio locais sincronizadas com as caixas de correio do Office 365 configurando a implementação híbrida do Exchange.

 

Realizar tarefas chave

É possível migrar para a nuvem até 1000 caixas de correio por completo através de uma das seguintes opções:

Outra possibilidade é a sincronização das caixas de correio locais com as caixas de correio baseadas na nuvem:

  • Implementação híbrida do Exchange: se estiver a utilizar o Exchange Server 2003, Exchange Server 2007 ou Exchange Server 2010 no local, pode manter algumas caixas de correio no local e mover outras para o Office 365, configurando a Implementação Híbrida e Migração do Exchange Online para o Office 365.
    Para migrar mais de 1.000 caixas de correio do Exchange Server 2010, é necessário efetuar uma implementação híbrida do Exchange.

Outras tarefas chave:

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Passo 3: configurar o site de equipa e documentos

O SharePoint Online inclui sites de equipa. Estes funcionam como um local central de acesso aos documentos da organização e a informações comerciais a partir de, praticamente, qualquer local. É necessário adicionar documentos aos sites de equipa e conceder permissão aos utilizadores para aceder aos mesmos. Pode ainda personalizar os sites de equipa com listas, páginas e calendários partilhados, entre outros.

O site de equipa inclui o Microsoft Office Web Apps (com Microsoft Excel Web App, Microsoft OneNote Web App, Microsoft PowerPoint Web App e Microsoft Word Web App). Num site de equipa, pode ainda guardar e aceder a outros documentos, nomeadamente documentos elaborados com as aplicações de ambiente de trabalho do Office.

 

Realizar tarefas chave

  1. Configurar o site de equipa:
  2. Conceder permissão aos utilizadores para aceder ao site de equipa:
  3. Começar a utilizar o Office Web Apps:
  4. Utilizar as aplicações de ambiente de trabalho do Office com o Office 365:
    Se utiliza o Microsoft Office Professional Plus ou uma outra versão das aplicações de ambiente de trabalho do Office, pode utilizá-las com o Office 365. Primeiro, configure o seu ambiente de trabalho para funcionar com o Office 365. Para tal, no Office 365 portal, no painel direito, clique em Transferências e, em seguida, siga as instruções.

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Passo 4: configurar o acesso móvel

Dado que o Office 365 armazena dados na nuvem, é possível aceder a esses dados a partir de telemóveis ou outros dispositivos móveis.

 

Realizar tarefas chave

Assim que o seu correio eletrónico estiver no Exchange Online (incluído no Office 365), pode consultá-lo num dispositivo móvel. Pode ainda receber alertas do Lync. Na qualidade de administrador da organização, pode ativar ou desativar estas definições para todos os utilizadores.

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Passo 5: configurar ferramentas de comunicação online

Com o Lync, pode ver se os seus colegas estão online, sendo possível comunicar com eles através de mensagens instantâneas (MI), chamadas de áudio ou chamadas de vídeo. Pode até fazer apresentações online que incluam áudio, vídeo, partilha de ecrã e um quadro virtual.

 

Realizar tarefas chave

  1. Escolher dispositivos de áudio e vídeo: Telemóveis e Dispositivos Compatíveis com o Microsoft Lync
  2. Configurar a rede para o Lync Online
  3. Testar a instalação do Lync Online
  4. Consultar a formação disponível e os recursos de adoção:

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Passo 6: preparar os utilizadores

Depois da configuração do Office 365, é necessário realizar outra tarefa: preparar e formar os elementos da sua organização.

 

Realizar tarefas chave

  1. Seja o primeiro a testar o Office 365.
    Depois da configuração dos serviços e funcionalidades mencionados neste guia, teste-os antes de serem utilizados pela organização. Os testes permitem-lhe poupar muito tempo e poderão reduzir o número de eventuais chamadas de suporte.
  2. Informe a organização daquilo com que pode contar.
    Envie uma mensagem de correio eletrónico aos elementos da sua organização, referindo que irão utilizar o Office 365 brevemente. Para obterem mais informações sobre o Office 365, podem ver os Office 365: uma apresentação para utilizadores.
  3. Envie instruções a todos os utilizadores.
    Todos os utilizadores deverão ter um user ID e uma palavra-passe temporária, enviados pelo Office 365 aquando da criação das suas contas de utilizador. Quando estiver preparado para implementar o Office 365, envie uma mensagem de correio eletrónico a todos os utilizadores com as informações necessárias à introdução:

Resolver problemas

Enquanto administrador da sua organização, é, provavelmente, a pessoa que todos solicitam para obter ajuda. O mesmo poderá acontecer relativamente ao Office 365. Se lhe fizerem uma pergunta para a qual não tem resposta, estão disponíveis recursos específicos para administradores.

Mais recursos:

Passo 7: cumprir os requisitos de conformidade

O Office 365 inclui funcionalidades no Microsoft Exchange Online e no SharePoint Online que pode utilizar para ajudar a sua organização a cumprir os respetivos requisitos de conformidade legal, regulamentar e organizacional.

 

Realizar tarefas chave

Relativamente ao Exchange Online, visite Segurança e Conformidade para o Exchange Online no Office 365 para fazer o seguinte:

  • Impedir a eliminação de mensagens de correio eletrónico, de modo a satisfazer os requisitos de conservação de dados ou requisitos legais
  • Procurar itens relacionados com processos judiciais específicos ou pedidos das autoridades reguladoras
  • Controlar o fluxo de mensagens e implementar regras acionáveis com base no conteúdo ou nos remetentes e destinatários das mensagens
  • Encriptar conteúdos e impor políticas de utilização de correio eletrónico

Relativamente ao SharePoint Online, visite Gestão e conformidade de registos no SharePoint Online para fazer o seguinte:

  • Criar e aplicar políticas de gestão de informações
  • Criar políticas de conservação e expiração e regras para conteúdos
  • Pesquisar e criar uma retenção para proteger itens e documentos específicos de políticas de expiração
Ver Também

Conceitos

Introdução ao Office 365

 

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