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Configurar Office 365

 

Última modificación del tema: 2012-09-27

Como administrador de la organización, se ha suscrito a Microsoft Office 365 para empresas. Ha iniciado sesión en su cuenta de Office 365, explorado la página Descripción general de Administrador y visto el paseo en vídeo destinado a administradores.

¿Cuál es el siguiente paso?

Como administrador, debe llevar a cabo una serie de importantes tareas de configuración para que los miembros de la organización puedan usar Office 365. Esta guía lo ayudará a realizar estos pasos.

Comencemos.

Paso 1: Seleccione el dominio y configure las cuentas de usuario

¿Desea que sus direcciones de correo electrónico incorporen el nombre de su organización, como @fourthcoffee.com o @contoso.com? La mayor parte de las organizaciones responderían afirmativamente. Esto resulta posible en Office 365 si ya cuenta con un nombre de dominio registrado. Si no es propietario de ningún dominio, puede usar el que obtuvo con Office 365, que presentará un aspecto similar a contoso.onmicrosoft.com.

Antes de llevar a cabo otros pasos, es recomendable que decida qué dominio usar y, seguidamente, cree las cuentas de usuario.

 

Realizar tareas clave

  1. Decidir si desea que su correo electrónico use su dominio personalizado: si no tiene ningún dominio personalizado o no desea usar el suyo, puede usar el que obtenga con Office 365.
  2. Configurar su dominio: si opta por usar un dominio personalizado, puede acceder a la información que explica cómo hacer que funcione con Office 365. Consulte Agregar dominio a Office 365.
    ¿Aún no dispone de ningún dominio, pero desea obtener uno? Le recomendamos que lo adquiera y configure antes de crear las cuentas de usuario. Consulte Buscar los servicios de dominio o adquirir un nuevo dominio.
  3. Crear cuentas de usuario: con independencia del tipo de dominio por el que opte, necesitará crear cuentas de usuario para que los miembros de su organización puedan iniciar sesión y usar Office 365. Hay diversas formas de lograr este objetivo:

Tras agregar usuarios a la organización, podrá asignar roles de administrador y cambiar los servicios disponibles para cada usuario administrando licencias.

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Paso 2: Configure el correo electrónico

Office 365 incorpora Microsoft Exchange Online (una solución que proporciona correo electrónico, calendario y contactos, entre otras características) y Microsoft Outlook Web App (que puede usar para leer toda esa información). Al crear cuentas de usuario en el primer paso, Office 365 genera un buzón de forma automática para cada uno de los usuarios. Tendrá que importar el correo electrónico de cada uno de los usuarios en Office 365 para que los nuevos buzones de Outlook Web App puedan encontrarlo. Si la compañía usa Microsoft Outlook, tendrá que actualizar Outlook para que también pueda hallar el correo de todos los usuarios.

Puede importar los buzones de los usuarios en Office 365 de distintas formas. Puede migrar el correo electrónico transfiriendo la totalidad de los buzones a Office 365 e interrumpiendo seguidamente el uso de los buzones locales. Dispone de varias opciones de migración: transferencia de sistema, por etapas e IMAP. También puede mantener los buzones locales sincronizados con los de Office 365 configurando una implementación híbrida de Exchange.

 

Realizar tareas clave

Puede migrar un máximo de 1000 buzones totalmente a la nube seleccionando una de las siguientes opciones:

Otra opción consiste en sincronizar buzones locales con buzones hospedados en la nube:

  • Implementación híbrida de Exchange: si dispone de una implementación local de Exchange Server 2003, Exchange Server 2007 o Exchange Server 2010, puede conservar algunos buzones en el entorno local y transferir otros a Office 365 configurando la Implementación híbrida de Exchange Online y migración con Office 365.
    Para migrar más de 1000 buzones de Exchange Server 2010, debe realizar una implementación híbrida de Exchange.

Otras tareas clave:

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Paso 3: Configure los documentos y el sitio de grupo

SharePoint Online incluye sitios de grupo. Estos proporcionan una ubicación central para acceder a los documentos y la información empresarial de su organización desde casi cualquier parte. Tendrá que agregar documentos al sitio de grupo y conceder permisos de acceso a los usuarios. También puede personalizar los sitios de grupo con listas, calendarios y páginas compartidos, entre otras características.

Obtendrá Microsoft Office Web Apps (que incluye Microsoft Excel Web App, Microsoft OneNote Web App, Microsoft PowerPoint Web App y Microsoft Word Web App) con su sitio de grupo. También podrá guardar otros documentos en un sitio de grupo, incluidos los documentos realizados con las aplicaciones de escritorio de Office, y acceder a ellos.

 

Realizar tareas clave

  1. Configurar el sitio de grupo:
  2. Conceder permisos de acceso al sitio de grupo:
  3. Empezar a usar Office Web Apps:
  4. Usar aplicaciones de escritorio de Office con Office 365:
    Si tiene Microsoft Office Professional Plus u otra versión de las aplicaciones de escritorio de Office, puede usarlas con Office 365. En primer lugar, configure su escritorio para que funcione con Office 365. Para ello, en el panel derecho de Office 365 portal, haga clic en Descargas y, a continuación, siga las instrucciones.

Leer y planear

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Paso 4: Configure el acceso desde dispositivos móviles

Puesto que Office 365 almacena los datos en la nube, dispondrá de acceso a ellos desde teléfonos (y otros dispositivos) móviles.

 

Realizar tareas clave

Una vez transferido el correo electrónico a Exchange Online (componente incluido en Office 365), podrá leer los mensajes en un dispositivo móvil. También podrá recibir alertas de Lync. Como administrador de la organización, podrá activar o desactivar estas características para el resto de usuarios.

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Paso 5: Configure herramientas de comunicación en línea

Con Lync, es posible ver si los colaboradores están en línea y comunicarse con ellos mediante llamadas de audio y vídeo, así como a través de mensajería instantánea (MI). Incluso puede efectuar presentaciones en línea que incorporen audio, vídeo, una pizarra virtual y el uso compartido de la pantalla.

 

Realizar tareas clave

  1. Seleccionar dispositivos de audio y vídeo: teléfonos y dispositivos cualificados para Microsoft Lync
  2. Configurar la red para Lync Online
  3. Probar la instalación de Lync Online
  4. Revisar los recursos de adopción y aprendizaje disponibles:

Leer y planear

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Paso 6: Prepare a todos los usuarios

Tras configurar Office 365, deberá preparar e instruir a los miembros de la organización.

 

Realizar tareas clave

  1. Probar Office 365 por sí mismo:
    Tras configurar los servicios y las características que se mencionan en esta guía y antes de generalizar su uso en la totalidad de la organización, pruébelos. Estas pruebas suponen un ahorro sustancial de tiempo y una reducción del número de consultas futuras de soporte técnico que los usuarios tendrán que realizarle tras la implantación general.
  2. Informar a la organización acerca de la nueva plataforma:
    Envíe un mensaje de correo electrónico a los miembros de la organización para notificarles la inminente implantación de Office 365. Para obtener más información acerca de Office 365, pueden ver los Office 365: un paseo para usuarios.
  3. Enviar instrucciones a cada uno de los usuarios:
    Todos los usuarios deberían contar con un user ID y una contraseña temporal; Office 365 envía tales datos al crear las cuentas de tales usuarios. Cuando todo esté preparado para la puesta en funcionamiento de Office 365, envíe a cada uno de los usuarios un mensaje de correo electrónico con la información necesaria para empezar a trabajar en la plataforma:
    • La URL de acceso a la página del Portal de Office 365: https://portal.microsoftonline.com
    • La URL de acceso directo a Outlook Web App: http://mail.office365.com
    • Un vínculo a la sección Introducción a Office 365, donde se incluyen instrucciones para la realización de tareas comunes que los usuarios deberán acometer en un principio.
    • Información sobre a quién recurrir en caso de necesitar ayuda (usted, probablemente)

Resolver problemas

Como administrador de la organización, probablemente sea la persona a la que todos los usuarios acudirán en busca de ayuda. Esto es igualmente cierto en el caso de Office 365. Recuerde que, si alguien le formula una pregunta que no sabe responder, tiene a su disposición recursos específicos para administradores.

Más recursos:

  • Ayuda de Office 365: temas de ayuda elaborados por el equipo de Office 365.
  • Artículos de wiki
  • Foros de la comunidad, donde puede formular sus preguntas a expertos (entre quienes se cuentan los representantes de Microsoft Online Services Technical Support).
  • También puede contratar los servicios de un partner que proporcione soporte técnico de Office 365 a la organización.
Paso 7: Satisfaga los requisitos de cumplimiento

Office 365 incluye características en Microsoft Exchange Online y en SharePoint Online que puede usar para ayudar a su organización a satisfacer los requisitos de cumplimiento legales, normativos y organizativos.

 

Realizar tareas clave

En el caso de Exchange Online, visite Seguridad y cumplimiento para Exchange Online en Office 365 para saber cómo lograr los siguientes objetivos:

  • Evitar la eliminación de mensajes de correo electrónico para cumplir con los requisitos de retención de datos o con los requisitos legales
  • Buscar elementos relacionados con casos legales específicos o solicitudes de autoridades reguladoras
  • Controlar el flujo de mensajes e implementar las reglas que se puedan llevar a cabo en relación con el contenido, el remitente o el destinatario del mensaje
  • Cifrar contenido y cumplir con las directivas de uso de correo electrónico

En el caso de SharePoint Online, visite Cumplimiento y administración en SharePoint Online para saber cómo lograr los siguientes objetivos:

  • Crear y aplicar directivas de administración de información
  • Crear reglas y directivas de retención y expiración de contenido
  • Buscar y crear una demora para proteger los elementos y documentos específicos de las directivas de expiración
Consulte también

Conceptos

Introducción a Office 365

 

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